Checklist thiết bị cần có khi mở văn phòng mới

Mở văn phòng mới có hàng trăm việc, và thiết bị IT thường được để đến tuần cuối – lúc đó mới phát hiện chưa kéo dây mạng, máy in chưa có mực, phòng họp chưa có màn hình. Checklist dưới đây sắp xếp theo thứ tự triển khai để bộ phận hành chính hoặc người phụ trách đánh dấu từng mục.

Bước 1 – Trước khi nhận mặt bằng (2–4 tuần trước)

• [ ] Xác định số chỗ ngồi hiện tại và dự kiến 12 tháng tới
• [ ] Đăng ký đường truyền internet (thời gian lắp đặt có thể mất 1–2 tuần)
• [ ] Vẽ sơ đồ chỗ ngồi để tính vị trí ổ mạng, ổ điện
• [ ] Chọn vị trí đặt tủ mạng (khô ráo, có ổ điện riêng, không đặt trong toilet hay kho ẩm)
• [ ] Liệt kê phần mềm từng bộ phận sử dụng để chọn cấu hình máy

Bước 2 – Hạ tầng mạng (làm trước khi kê bàn ghế)

Chi tiết vật tư mạng xem vật tư thi công mạng LAN văn phòng.

Bước 3 – Máy tính và màn hình

• [ ] Máy tính để bàn hoặc laptop cho từng vị trí – thống nhất 1–2 cấu hình cho mỗi bộ phận
• [ ] Màn hình (22–24 inch cho văn phòng, 27 inch cho kế toán/thiết kế cần nhiều cửa sổ)
• [ ] Bàn phím, chuột – nên mua cùng mẫu
• [ ] Tai nghe có micro cho bộ phận chăm sóc khách hàng, kinh doanh
• [ ] Bộ lưu điện (UPS) cho máy kế toán, máy chủ, tủ mạng
• [ ] Bản quyền Windows, Office hoặc gói Microsoft 365 / Google Workspace

Không biết chọn máy đồng bộ hay lắp ráp, máy bàn hay laptop? Đọc máy tính đồng bộ và lắp ráp khác nhau gì, máy bàn hay laptop cho văn phòng và kinh nghiệm mua máy tính cho công ty. Báo giá: cung cấp máy tính văn phòng.

Bước 4 – Máy in và thiết bị in ấn

• [ ] Máy in đa năng (in – scan – copy) dùng chung qua mạng
• [ ] Máy in riêng cho kế toán nếu in hóa đơn, chứng từ nhiều
• [ ] Mực in dự phòng: ít nhất 1 hộp cho mỗi máy
• [ ] Máy scan tốc độ cao nếu số hóa hồ sơ nhiều

Gợi ý chọn máy theo số người dùng: cung cấp máy in văn phòng.

Bước 5 – Phòng họp

• [ ] Máy chiếu hoặc màn hình/tivi lớn
• [ ] Màn chiếu (nếu dùng máy chiếu)
• [ ] Cáp HDMI hoặc bộ trình chiếu không dây
• [ ] Webcam hội nghị + loa/micro nếu họp trực tuyến thường xuyên

Xem chọn thiết bị họp trực tuyến theo diện tích phòng và máy chiếu phòng họp.

Bước 6 – Lưu trữ và bảo mật

• [ ] Ổ lưu trữ chung (NAS) hoặc máy chủ nếu nhiều người dùng chung dữ liệu
• [ ] Phương án sao lưu: ổ cứng gắn ngoài hoặc sao lưu đám mây
• [ ] Phần mềm diệt virus bản quyền
• [ ] Camera an ninh (nếu cần)

Bước 7 – Vật tư dự phòng

• [ ] Mực in, giấy in
• [ ] Chuột, bàn phím dự phòng (5–10% số lượng)
• [ ] Dây mạng nhảy, cáp HDMI, ổ cắm điện
• [ ] Danh mục vật tư với mức tồn tối thiểu – xem vật tư văn phòng gồm những gì

Bước 8 – Bàn giao và quản lý

• [ ] Lập danh sách thiết bị: tên, số serial, người sử dụng, ngày mua, hạn bảo hành
• [ ] Lưu hóa đơn, phiếu bảo hành theo từng thiết bị
• [ ] Ký hợp đồng bảo trì định kỳ hoặc chỉ định người phụ trách IT

Mẫu bảng checklist

Muốn ước tính chi phí? Xem chi phí setup văn phòng 10–20 người.

Câu hỏi thường gặp

Nên làm hạng mục nào trước?
Internet và dây mạng trước tiên, vì phải làm trước khi hoàn thiện nội thất. Máy tính và máy in có thể giao sau cùng.

Văn phòng 5 người có cần switch và tủ mạng không?
Nếu chỉ dùng wifi và 1 máy in thì router của nhà mạng có thể đủ. Từ khoảng 8–10 chỗ ngồi có dây hoặc có kế hoạch mở rộng, nên có switch và tủ mạng riêng.

Mua thiết bị riêng lẻ hay trọn gói?
Mua riêng lẻ chủ động hơn về giá từng món; trọn gói tiết kiệm thời gian và chỉ có một đầu mối khi có sự cố.

Đang chuẩn bị mở văn phòng? Trường Thịnh Computer nhận khảo sát, báo giá và lắp đặt trọn gói máy tính, máy in, mạng và phòng họp tại TP.HCM. Xem setup văn phòng trọn gói hoặc gọi (028) 3810 1698.

Làm mãi chưa được thì đừng cố thêm

Làm theo bài này mà máy vẫn không chịu nghe, thì thường lỗi không nằm ở thao tác nữa. Trường Thịnh nhận xem giúp phần checklist thiết bị cần có khi mở văn phòng mới và các trục trặc máy tính, laptop khác — xem dịch vụ sửa máy tính của Trường Thịnh.