Vật tư văn phòng gồm những gì? Danh sách đầy đủ cho công ty

Vật tư văn phòng là tất cả những thứ một văn phòng tiêu hao hoặc cần thay thế định kỳ để làm việc hằng ngày – từ tờ giấy, hộp mực đến sợi cáp mạng. Hiểu rõ vật tư văn phòng gồm những gì giúp bộ phận hành chính lập danh mục mua sắm đầy đủ, tránh thiếu đồ đột xuất và kiểm soát chi phí tốt hơn.

Bài viết chia vật tư văn phòng thành 3 nhóm, kèm tần suất mua tham khảo và mẫu danh mục để áp dụng ngay.

Vật tư văn phòng là gì?

Trong thực tế doanh nghiệp, “vật tư văn phòng” thường được hiểu theo hai nghĩa:

• Nghĩa hẹp: văn phòng phẩm – giấy, bút, kẹp, file hồ sơ.
• Nghĩa rộng: mọi vật tư phục vụ văn phòng, bao gồm cả vật tư tin học (mực in, linh kiện máy in, cáp mạng, chuột, bàn phím…).

Khi lập ngân sách, nên tách riêng hai nhóm này vì nhà cung cấp, tần suất mua và cách quản lý khác nhau.

Nhóm 1: Văn phòng phẩm

Nhóm 2: Vật tư tin học (vật tư tiêu hao văn phòng mảng IT)

Đây là nhóm dễ bị bỏ quên khi lập ngân sách nhưng lại làm gián đoạn công việc nhiều nhất khi thiếu: hết mực giữa lúc in hợp đồng, chuột hỏng, dây mạng đứt.

Trường Thịnh Computer chuyên cung cấp nhóm này. Xem cung cấp vật tư tin học.

Nhóm 3: Thiết bị văn phòng (không phải vật tư tiêu hao)

Thiết bị có giá trị lớn và dùng nhiều năm, thường được quản lý như tài sản hoặc công cụ dụng cụ, không phải vật tư:

• Máy tính, laptop, màn hình
• Máy in, máy scan, máy photocopy
• Máy chiếu, thiết bị phòng họp
• Router, switch, wifi

Khi mở văn phòng mới, xem checklist thiết bị cần có khi mở văn phòng.

Mẫu danh mục vật tư văn phòng

Bộ phận hành chính có thể dùng bảng sau, điền theo thực tế công ty:

Cột “Tồn tối thiểu” là quan trọng nhất: khi số lượng trong kho xuống tới mức này thì đặt hàng, không đợi hết mới mua.

3 sai lầm thường gặp khi mua vật tư văn phòng

1. Mua mực sai mã. Cùng một hãng máy in có hàng chục mã hộp mực khác nhau. Luôn ghi mã máy in và mã mực vào danh mục.
2. Mua lẻ từng lần. Mua theo nhu cầu đột xuất thường đắt hơn và tốn thời gian của nhân viên. Gom đơn theo tháng hoặc đăng ký giao định kỳ.
3. Không có hóa đơn đầy đủ. Vật tư mua không có hóa đơn hợp lệ khó đưa vào chi phí. Chọn nhà cung cấp xuất hóa đơn VAT.

Câu hỏi thường gặp

Vật tư văn phòng có phải là văn phòng phẩm không?
Văn phòng phẩm chỉ là một phần của vật tư văn phòng. Vật tư văn phòng còn gồm vật tư tin học như mực in, cáp mạng, chuột, bàn phím.

Vật tư tiêu hao văn phòng là gì?
Là vật tư dùng hết hoặc hao mòn nhanh, phải mua lại thường xuyên: giấy, mực in, bút, pin… khác với thiết bị dùng nhiều năm như máy tính, máy in.

Nên mua vật tư tin học ở đâu?
Nên mua ở nơi chuyên về tin học để được tra đúng mã mực, mã linh kiện và có hàng thay thế sẵn.

Cần báo giá vật tư tin học cho văn phòng? Gửi danh sách máy in và vật tư đang dùng để Trường Thịnh Computer báo giá sỉ, giao tận nơi tại TP.HCM, xuất hóa đơn VAT. Gọi (028) 3810 1698 hoặc xem vật tư tin học.

Làm mãi chưa được thì đừng cố thêm

Trường hợp anh/chị ngại tự làm, hoặc máy đang chứa dữ liệu quan trọng không muốn mạo hiểm. Công ty nhận xử lý tại chỗ, kể cả vật tư văn phòng gồm những gì? Danh sách đầy đủ cho công ty và các sự cố máy tính thường gặp — xem dịch vụ sửa máy tính của Trường Thịnh.