Cách giảm chi phí in ấn cho văn phòng

Nhiều văn phòng chọn máy in theo giá mua máy, nhưng chi phí thật nằm ở mực và vật tư trong suốt 3–5 năm sử dụng. Bài viết hướng dẫn cách tính chi phí mỗi trang và 8 cách giảm chi phí in ấn mà không ảnh hưởng công việc.

Cách tính chi phí in mỗi trang

Chi phí mỗi trang = (giá hộp mực ÷ số trang hộp mực) + (giá drum ÷ số trang drum) + giấy

• Số trang hộp mực, drum lấy theo công bố của hãng (độ phủ khoảng 5%).
• Nếu drum tích hợp trong hộp mực thì bỏ phần drum.
• Giấy: giá một ram ÷ 500 tờ.

Ví dụ minh họa (số liệu giả định để dễ tính):

Văn phòng in 2.000 trang/tháng:
– Máy A: 2.000 × 1.200 = 2.400.000đ mực/tháng
– Máy B: 2.000 × 667 ≈ 1.334.000đ mực/tháng
– Chênh lệch ≈ 1.066.000đ/tháng → khoảng 3,3 tháng là bù được 3.500.000đ tiền máy chênh lệch.

Kết luận: văn phòng in nhiều nên chọn máy có hộp mực dung lượng cao, dù giá máy cao hơn.

Chọn máy in theo lượng in

Máy in phù hợp với số trang mỗi tháng là cách giảm chi phí lớn nhất. Bảng chọn chi tiết theo số trang có trong bài chọn máy in theo số trang mỗi tháng và máy in laser hay máy in phun cho văn phòng. Cần báo giá theo số người dùng: cung cấp máy in văn phòng.

8 cách giảm chi phí in ấn

1. Cài in 2 mặt mặc định trên driver máy in cho tất cả máy tính – giảm gần một nửa lượng giấy với tài liệu nhiều trang.
2. Gom về máy in dùng chung thay vì nhiều máy in nhỏ ở từng bàn: ít mã mực, chi phí mỗi trang thấp hơn.
3. Dùng chế độ in nháp / tiết kiệm mực cho tài liệu nội bộ.
4. Chọn hộp mực dung lượng cao (thường có ký hiệu X hoặc H) nếu máy hỗ trợ.
5. Cân nhắc mực tương thích chất lượng tốt cho in nội bộ; giữ mực chính hãng cho hợp đồng, tài liệu gửi khách.
6. Theo dõi bộ đếm trang từng máy mỗi tháng để phát hiện in bất thường.
7. Số hóa quy trình: ký số, gửi hóa đơn điện tử, duyệt văn bản trên phần mềm thay vì in ra.
8. Bảo trì định kỳ để tránh hỏng drum, kẹt giấy làm lãng phí giấy và mực – xem bảo trì máy in.

Mực chính hãng hay mực tương thích?

Mực tương thích giảm chi phí mỗi trang nhưng chất lượng phụ thuộc nhà sản xuất. Ưu nhược điểm từng loại (chính hãng, tương thích, mực đổ) xem bài mực in chính hãng, mực tương thích và mực đổ: chọn loại nào. Thời điểm thay mực, drum: bao lâu thay hộp mực, drum máy in.

Câu hỏi thường gặp

Máy in phun bình mực có rẻ hơn máy laser không?
Chi phí mực mỗi trang của máy in phun bình mực thường rất thấp, phù hợp in màu số lượng vừa. Với in văn bản đen trắng số lượng lớn, tốc độ cao, máy laser thường ổn định hơn.

Làm sao biết văn phòng in bao nhiêu trang mỗi tháng?
In trang cấu hình hoặc xem bộ đếm trong menu máy in, ghi lại đầu mỗi tháng và lấy hiệu số.

Muốn tính chi phí in cho văn phòng của bạn? Cho Trường Thịnh Computer biết số trang in mỗi tháng và máy đang dùng để được tư vấn máy in và mực in phù hợp. Xem mực in hoặc gọi (028) 3810 1698.

Làm mãi chưa được thì đừng cố thêm

Trường hợp anh/chị ngại tự làm, hoặc máy đang chứa dữ liệu quan trọng không muốn mạo hiểm. Công ty nhận xử lý tại chỗ, kể cả giảm chi phí in ấn cho văn phòng và các sự cố máy tính thường gặp — xem dịch vụ sửa máy tính của Trường Thịnh.