Văn phòng phẩm và vật tư tin học khác nhau thế nào?

Khi nói “mua vật tư văn phòng”, nhiều người chỉ nghĩ đến giấy, bút, kẹp ghim. Thực ra phần tốn kém và dễ gây gián đoạn công việc hơn là vật tư tin học: mực in, linh kiện máy in, chuột, bàn phím, cáp mạng. Tách rõ hai nhóm này giúp lập ngân sách sát hơn và chọn đúng nhà cung cấp.

Định nghĩa

Văn phòng phẩm là đồ dùng phục vụ việc viết, ghi chép, lưu trữ giấy tờ: giấy, bút, sổ, kẹp, file hồ sơ, băng keo…

Vật tư tin học là vật tư tiêu hao và linh kiện thay thế cho thiết bị điện tử, máy tính, máy in và hệ thống mạng.

So sánh nhanh

Vật tư tin học gồm những gì?

• Vật tư máy in: hộp mực, mực in phun, drum, trục từ, gạt mực, bao lụa – xem vật tư tiêu hao máy in
• Thiết bị ngoại vi: chuột, bàn phím, tai nghe, webcam
• Vật tư mạng: cáp mạng, đầu RJ45, dây nhảy, ổ mạng – xem vật tư thi công mạng LAN
• Lưu trữ: SSD, HDD, ổ cứng gắn ngoài, USB
• Linh kiện laptop: pin, sạc, bàn phím, màn hình thay thế
• Phụ kiện: cáp HDMI, bộ chuyển đổi, ổ cắm, bộ lưu điện nhỏ

Vì sao nên tách hai nhóm khi quản lý?

1. Nhà cung cấp khác nhau. Công ty văn phòng phẩm thường không có đủ mã mực, linh kiện; đơn vị tin học thường không bán bút, giấy.
2. Cách mua khác nhau. Văn phòng phẩm mua theo số lượng; vật tư tin học mua theo mã thiết bị.
3. Ngân sách khác nhau. Gộp chung dễ làm ngân sách văn phòng phẩm bị “phình” vì một lần thay drum hay ổ cứng.
4. Người quản lý khác nhau. Văn phòng phẩm do hành chính quản lý; vật tư tin học nên có ý kiến của người phụ trách IT.

Danh mục đầy đủ cả hai nhóm: vật tư văn phòng gồm những gì.

Mẹo cho bộ phận hành chính

• Lập danh sách thiết bị và mã vật tư (máy in nào dùng mực nào, laptop nào dùng sạc nào) và dán cạnh tủ vật tư.
• Giữ một ít vật tư tin học dự phòng: 1 hộp mực mỗi máy in, vài con chuột, bàn phím, vài dây mạng.
• Chọn một nhà cung cấp tin học để gom đơn và được tư vấn đúng mã.

Câu hỏi thường gặp

Giấy in thuộc văn phòng phẩm hay vật tư tin học?
Thường được xếp vào văn phòng phẩm, dù dùng cho máy in.

Pin, sạc laptop có phải vật tư tin học không?
Có. Đây là linh kiện thay thế cho thiết bị tin học và cần đúng mã máy.

Trường Thịnh Computer chuyên vật tư tin học (không kinh doanh văn phòng phẩm): mực in, linh kiện máy in, chuột, bàn phím, cáp mạng, SSD, linh kiện laptop. Đối chiếu đúng mã, giá sỉ, giao tận nơi tại TP.HCM. Xem vật tư tin học.

Làm mãi chưa được thì đừng cố thêm

Nếu anh/chị đã thử hết các bước trên mà vẫn chưa xong, phần còn lại thường là chuyện phần cứng hoặc hệ điều hành. Công ty nhận kiểm tra tận nơi, cả việc văn phòng phẩm và vật tư tin học khác nhau thế nào? lẫn những lỗi máy khác — xem dịch vụ sửa máy tính của Trường Thịnh.