Hạch toán mua vật tư văn phòng, máy tính, mực in

Mua hộp mực, bộ bàn phím hay một chiếc máy tính – mỗi loại được hạch toán khác nhau tùy giá trị và thời gian sử dụng. Bài viết tóm tắt cách phân loại và các bút toán thường dùng, kèm ví dụ cụ thể.

Lưu ý quan trọng: Bài viết mang tính tham khảo. Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp; doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng chế độ kế toán riêng. Các bút toán dưới đây dùng số hiệu tài khoản quen thuộc (152, 153, 242, 211, 214, 642, 133) – kế toán cần đối chiếu số hiệu và tên tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Bước 1: Phân loại khoản mua

Ngưỡng 30 triệu đồng và cách xác định chi tiết xem bài máy tính bao nhiêu tiền thì là tài sản cố định.

Tài khoản chi phí phụ thuộc bộ phận sử dụng: bộ phận quản lý thường ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp (642), bộ phận bán hàng vào chi phí bán hàng (641), bộ phận sản xuất vào chi phí sản xuất chung (627).

Trường hợp 1: Mua mực in, vật tư dùng ngay

Ví dụ: Mua 2 hộp mực in giá 2.000.000đ/hộp, thuế GTGT 10%, chuyển khoản, giao ngay cho phòng hành chính.

Trường hợp 2: Mua vật tư nhập kho, xuất dùng dần

Phù hợp khi mua số lượng lớn để dự phòng (mực in theo thùng, cáp mạng theo cuộn).

Khi nhập kho:

Khi xuất dùng: Nợ 642 (hoặc 641, 627) / Có 152 hoặc 153.

Trường hợp 3: Mua máy tính, màn hình dưới 30 triệu (CCDC phân bổ)

Ví dụ: Mua 1 máy tính văn phòng 18.000.000đ (chưa VAT), dự kiến phân bổ trong 24 tháng.

1. Khi mua: Nợ 153: 18.000.000 / Nợ 133: 1.800.000 / Có 112: 19.800.000
2. Khi xuất dùng: Nợ 242 – Chi phí trả trước: 18.000.000 / Có 153: 18.000.000
3. Hằng tháng phân bổ: Nợ 642: 750.000 / Có 242: 750.000 (18.000.000 ÷ 24)

Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, tài sản không đủ tiêu chuẩn TSCĐ được phân bổ vào chi phí trong thời gian tối đa không quá 3 năm.

Trường hợp 4: Mua máy tính, server từ 30 triệu trở lên (TSCĐ)

Ví dụ: Mua 1 máy trạm thiết kế 45.000.000đ (chưa VAT), khấu hao đường thẳng 3 năm.

1. Khi mua: Nợ 211: 45.000.000 / Nợ 133: 4.500.000 / Có 112: 49.500.000
2. Hằng tháng khấu hao: Nợ 642: 1.250.000 / Có 214: 1.250.000 (45.000.000 ÷ 36)

Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế

• Có hóa đơn hợp lệ ghi đúng tên, mã số thuế công ty.
• Khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025), hàng hóa mua vào từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Vì vậy nên chuyển khoản cho nhà cung cấp, kể cả khi mua vật tư.

Hồ sơ cần lưu cho mỗi lần mua

• Giấy đề xuất đã duyệt – xem mẫu đề xuất mua thiết bị
• Báo giá, hợp đồng (nếu có)
• Hóa đơn GTGT
• Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi)
• Biên bản giao nhận, phiếu nhập/xuất kho
• Với TSCĐ: biên bản bàn giao, thẻ TSCĐ

Câu hỏi thường gặp

Mua mực in hạch toán vào tài khoản nào?
Dùng ngay thì ghi vào chi phí của bộ phận sử dụng (thường là 642). Mua dự trữ thì nhập kho vật liệu rồi xuất dùng dần.

Mua chuột, bàn phím có cần phân bổ không?
Giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thường được đưa thẳng vào chi phí. Tùy chính sách kế toán từng doanh nghiệp.

Mua máy tính 25 triệu có phải TSCĐ không?
Không, vì dưới 30 triệu. Ghi nhận là công cụ dụng cụ và phân bổ dần.

Mua thiết bị, vật tư tin học có hóa đơn đầy đủ: Trường Thịnh Computer xuất hóa đơn VAT, nhận chuyển khoản, cung cấp biên bản giao nhận và chứng từ theo yêu cầu. Xem vật tư tin học hoặc gọi (028) 3810 1698.

Nội dung kế toán được rà soát bởi: [BỔ SUNG: tên, chức danh người duyệt].

Làm mãi chưa được thì đừng cố thêm

Trường hợp anh/chị ngại tự làm, hoặc máy đang chứa dữ liệu quan trọng không muốn mạo hiểm. Công ty nhận xử lý tại chỗ, kể cả hạch toán mua vật tư văn phòng, máy tính, mực in và các sự cố máy tính thường gặp — xem dịch vụ sửa máy tính của Trường Thịnh.