Mẫu đề xuất mua máy tính, thiết bị văn phòng

Trong hầu hết doanh nghiệp, muốn mua máy tính hay thiết bị văn phòng phải có giấy đề xuất được trưởng bộ phận và giám đốc duyệt. Một đề xuất rõ ràng – có lý do, thông số và báo giá so sánh – sẽ được duyệt nhanh hơn và ít bị trả về.

Dưới đây là 2 mẫu dùng ngay: mẫu đề xuất mua thiết bị và mẫu yêu cầu báo giá gửi nhà cung cấp.

Mẫu 1: Giấy đề xuất mua thiết bị văn phòng

CÔNG TY …………………………
Bộ phận: …………………

Đang cần máy tính văn phòng và pc? Xem mẫu, giá cập nhật và cách chọn tại Máy tính văn phòng và PC.

GIẤY ĐỀ XUẤT MUA THIẾT BỊ / VẬT TƯ VĂN PHÒNG
Số: ……/ĐX-…… Ngày …… tháng …… năm ……

Kính gửi: Ban Giám đốc

Người đề xuất: ………………… Chức vụ: …………………

1. Lý do đề xuất………………………………………………………………

2. Danh mục đề xuất

STT	Tên thiết bị	Thông số / mã	ĐVT	SL	Đơn giá dự kiến	Thành tiền	Người sử dụng
1
2
	Tổng cộng

3. Báo giá tham khảo: đính kèm …… báo giá của …… nhà cung cấp.

4. Thời gian cần: trước ngày ……………

Người đề xuất	Trưởng bộ phận	Kế toán	Giám đốc duyệt

Cách viết phần “Lý do đề xuất” để dễ được duyệt

Lý do nên trả lời 3 câu hỏi: vấn đề hiện tại là gì – ảnh hưởng thế nào – mua xong giải quyết được gì. Một số mẫu câu:

• Thay máy cũ: “Máy tính của vị trí kế toán mua năm 2019, khởi động hơn 5 phút, thường treo khi mở phần mềm kế toán và Excel cùng lúc, làm chậm việc lập báo cáo cuối tháng.”
• Nhân sự mới: “Bộ phận kinh doanh tuyển thêm 3 nhân viên từ ngày 1/12, hiện chưa có máy tính làm việc.”
• Máy in: “Máy in hiện tại không in 2 mặt và không kết nối mạng, mỗi tháng tốn khoảng … ram giấy; máy mới in 2 mặt tự động giúp giảm lượng giấy.”
• Vật tư: “Mực in máy HP phòng hành chính dự kiến hết trong tuần, đề nghị mua 2 hộp mã CF230X để dự phòng.”

Tránh lý do chung chung như “máy chậm”, “cần thiết cho công việc”.

Mẫu 2: Phiếu yêu cầu báo giá gửi nhà cung cấp

Gửi cùng một phiếu cho 2–3 nhà cung cấp để so sánh công bằng:

YÊU CẦU BÁO GIÁ
Công ty: ……………… MST: ……………… Người liên hệ: ……………… SĐT: ………………

STT	Hạng mục	Yêu cầu tối thiểu	SL
1	Máy tính để bàn	CPU Core i5 thế hệ mới, RAM 16 GB, SSD 512 GB, Windows bản quyền	5
2	Màn hình	24 inch Full HD IPS	5

Yêu cầu khác: ☐ Xuất hóa đơn VAT ☐ Giao lắp tận nơi ☐ Cài đặt phần mềm ☐ Bảo hành tận nơi
Địa điểm giao: ……………… Thời gian cần hàng: ………………
Hạn gửi báo giá: ………………

Bảng so sánh báo giá (đính kèm đề xuất)

Giá thấp nhất chưa chắc là lựa chọn tốt nhất: cần so cùng thông số, cùng điều kiện bảo hành và giao lắp.

Sau khi được duyệt

1. Gửi xác nhận đặt hàng hoặc ký hợp đồng với nhà cung cấp được chọn.
2. Nhận hàng, kiểm tra số serial khớp với hóa đơn.
3. Chuyển hóa đơn VAT và biên bản giao nhận cho kế toán – xem hạch toán mua vật tư, máy tính.
4. Cập nhật danh sách thiết bị: người dùng, ngày mua, hạn bảo hành.

Câu hỏi thường gặp

Mua vật tư nhỏ như mực, chuột có cần giấy đề xuất không?
Tùy quy chế công ty. Nhiều nơi gom vật tư nhỏ vào một đề xuất hằng tháng để giảm thủ tục.

Cần bao nhiêu báo giá?
Thường 2–3 báo giá. Với dự án lớn hoặc đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, áp dụng theo quy định mua sắm riêng.

Cần báo giá để đính kèm đề xuất? Gửi danh mục cho Trường Thịnh Computer để nhận báo giá chi tiết từng hạng mục, có thông số và điều kiện bảo hành rõ ràng. Xem báo giá thiết bị tin học dự án hoặc gọi (028) 3810 1698.

Làm mãi chưa được thì đừng cố thêm

Có những máy làm đúng từng bước vẫn không ăn — lúc đó mò thêm chỉ mất thời gian. Anh/chị để Trường Thịnh xem giúp — từ mẫu đề xuất mua máy tính, thiết bị văn phòng cho tới các lỗi phần cứng, phần mềm khác — xem dịch vụ sửa máy tính của Trường Thịnh.